Archiviazione Documentale: il valore dell'organizzazione delle informazioni
Con l'utilizzo di un sistema di Document Management è possibile disporre di criteri e strumenti per accedere alle informazioni giuste nel momento giusto; questo costituirà uno dei principali vantaggi competitivi per le imprese del prossimo futuro.
I sistemi di Document Management sono programmi per l'archiviazione, la catalogazione, il reperimento, la trasformazione e la gestione dei documenti.
Tramite il loro utilizzo, è possibile effettuare ricerche semplici e veloci su tutte le parole contenute nei documenti archiviati e permette di conoscere l'intera storia delle modifiche apportate al documento con la data e l'autore. Consente di gestire i documenti cartacei e archiviarli insieme a quelli in formato digitale e di accedervi tramite Internet con la massima sicurezza in quanto possono essere consultati anche da persone che lavorano presso sedi diverse.
Le caratteristiche richieste a un sistema di Archiviazione Documentale
Le principali caratteristiche richieste sono le seguenti:
Con un sistema di Archiviazione Documentale diventa possibile
Trasformare i documenti cartacei in elettronici
I documenti presenti in azienda possono essere di formato differente e su specifici supporti; devono essere trasformati in modo che siano fruibili elettronicamente; ad esempio tutti i documenti cartacei devono essere digitalizzati, per poterli analizzare a video oppure il software gestionale deve produrre documenti che vengano riconosciuti in automatico nel sistema di gestione elettronica.
Gestire i documenti
Indipendentemente dalla loro origine (da software amministrativi, di progettazione, da fax, da e-mail ecc. ecc.) tutti i documenti devono essere organizzati e gestiti da un unico e univoco sistema, disponibile a tutti gli utenti.
Archiviare i documenti
Tutti i documenti elettronici devono poter essere archiviati in modo semplice e veloce per renderli disponibili durante tutta la vita dell'azienda, dell'ente o dello studio.
Gestire il passaggio da una scrivania ad un' altra (workflow)
Molte volte i documenti devono seguire un flusso ben identificato (si pensi ad esempio alla fattura di acquisto che prima di essere pagata deve essere controllata, modificata e accettata, introducendo un processo che interessa più utenti); il sistema deve consentire la gestione del ciclo di vita del documento (workflow).
Gestire il ciclo di vita di un processo
Il processo è un'insieme di fattori, utenti, applicativi e documenti che interagiscono in molte forme tra di loro. La necessità è quella di avere un collettore tra tutti questi fattori che funga sia da repository che da indicatore di posizione di un processo in un determinato periodo.
Condividere documenti tra diversi utenti
I documenti devono poter essere condivisi tra diversi utenti, deve essere presente un sistema di gestione delle versioni in modo che gruppi di lavoro possano condividere e gestire gli stessi documenti.
Diffondere i documenti
I documenti, in molte situazioni, devono poter essere fruibili anche da utenti remoti, ad esempio utilizzando connessioni on-line via Internet. Esporre i documenti e integrarli verso l'esterno I documenti hanno la necessità di essere esposti verso altri applicativi (ad esempio la fine dell'iter di un ordine) che verso fonti di pubblicazione (ad esempio verso un content management system). Oltre a ciò si può ad esempio avere la necessità di integrare alcune informazioni in un crm o alcuni specifici documenti verso un ambiente di produzione.
Firmare digitalmente i documenti
Il sistema deve poter agevolmente firmare digitalmente i documenti in modo che essi acquisiscano valore legale.
Inviare i documenti
L'invio dei documenti deve poter essere effettuato in modalità diverse (cartaceo, via fax, via email).
